ManDiri

DECISIONS AT THE SPEED OF LIGHT:
STRATEGI MENGAMBIL KEPUTUSAN INSTAN
Roy Sembel dan Sandra Sembel (Dirut EdPro, Edpro@cbn.net.id)

      Mengambil keputusan tidak bisa dipisahkan dari kehidupan
seorang pelaku bisnis, terutama mereka yang berada di pucuk pimpinan.
Tindakan ini akan lebih mudah dan lebih bijaksana dilakukan apabila
semua informasi yang diperlukan bisa diperoleh dan waktu yang
tersedia untuk menganalisa semua kemungkinan yang ada juga tidak
dibatasi. Namun, di dunia bisnis yang memasuki era serba instan,
dengan persaingan yang hiperkompetitif, para pelaku bisnis dituntut
untuk mengambil keputusan instan, yaitu dengan informasi terbatas
serta harus dilakukan dalam waktu yang cepat, bahkan dalam hitungan
detik.
     
STRATEGI MENGAMBIL KEPUTUSAN

Memang banyak teori dan strategi pengambilan keputusan yang telah
disajikan para ahli, tapi tidak banyak yang menyangkut pengambilan
keputusan dengan cepat. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa
kita coba jika harus mengambil keputusan dengan cepat.

Prinsip Acuan

      Sam Walton, pendiri superstore Walmart di Amerika Serikat,
sangat memperhatikan konsumen, yang umumnya adalah masyarakat
setempat. Untuk itu, ia menjadikan nilai-nilai positif yang berlaku
di masyarakat tempat toko-tokonya beroperasi sebagai guiding
principles dalam pengambilan keputusan. Nilai-nilai yang dijadikan
prinsip dasar pengambilan keputusan di semua lini ini
disosialisasikan keseluruh jajaran, tidak hanya dalam bentuk slogan
atau cetakan, tetapi yang terlebih penting adalah dengan tindakan dan
teladan Sam Walton sendiri yang rajin berkunjung ke berbagai gerai
Walmart di seluruh Amerika Serikat.
Prinsip Acuan juga bisa disederhanakan dan diterapkan secara unik di
masing-masing departmen di dalam suatu perusahaan dan dinyatakan
secara kuantitif. Misalnya saja di bagian pemasaran sebuah penerbitan
majalah, pimpinan perusahaan bisa menetapkan prinsip maksimum 20%
diskon dari harga penawaran pemasangan iklan di majalah tersebut
sebagai acuan bagi para jajaran sales dalam bernegosiasi. Sehingga,
para petugas penjualan bisa lebih leluasa bernegosiasi tanpa harus
setiap kali menghubungi atasan untuk meminta persetujuan dalam
menentukan harga jadi.
Demikian juga dengan perusahaan, departemen, seksi, ataupun pekerjaan
yang menjadi tanggung jawab kita. Jika belum ada prinsip acuan, kita
bisa menyusunnya dan melakukan sosialisasi pada semua jajaran yang
terkait, sehingga jika ada keputusan cepat yang harus diambil, agar
tidak kehilangan kesempatan berharga, prinsip acuan ini bisa
digunakan untuk membantu mengambil keputusan "instan."

Strategi 80/20

      Prinsip ini awalnya diperkenalkan oleh Vilfredo Pareto,
ekonom kondang dari Italia. Menurut pengamatan Pareto terhadap
masyarakat Italia pada tahun 1906, 80% tanah di Italia dikuasai oleh
20% populasi saja. Ternyata rasio ini juga berlaku di berbagai bidang
lain, termasuk pengambilan keputusan bisnis. Prinsip ini kemudian
terkenal dengan sebutan Prinsip Pareto.
      Prinsip Pareto bisa membantu pengambil keputusan untuk
memilih keputusan yang isu yang paling penting untuk ditangani dari
begitu banyak keputusan yang harus diambil. Hal ini tentunya akan
membantu pengambil keptusan untuk menghemat waktu, karena mereka bisa
memfokuskan tenaga, waktu dan sumber daya yang dimiliki pada beberapa
hal yang terpenting yang memang perlu ditangani (vital few). Misalnya
saja seperti kasus berikut yang disampaikan oleh Bryan Eisenberg
dalam artikelnya "The Pareto Principle: Applying the 80/20 rule to
your business": Seorang pemimpin perusahaan baru saja mengambil alih
sebuah perusahaan jasa yang hampir bankrut. Dari hasil pengamatan
diperoleh banyak sekali keputusan yang perlu diambil untuk
memperbaiki kinerja perusahaan, yaitu keputusan untuk meningkatkan
ketrampilan karyawan staf (ada 51 keluhan=69%), jumlah staf yang
kurang (21 keluhan), dan pelayanan kurang terorganisir dengan baik (2
keluhan).
Dengan menerapkan Prinsip Pareto dalam bisnis (fokus pada yang
terpenting dengan dampak yang terbesar), pimpinan perusahaan ini bisa
melihat bahwa yang perlu diputuskan adalah meningkatkan ketrampilan
karyawan dalam memberikan jasa (69%). Jika hal ini sudah dilakukan,
diharapkan dua masalah lainnya, bisa teratasikarena staf, makin
trampil, mereka makin produktif, dan bisa melayani lebih banyak orang
dengan kualitas pelayanan yang makin meningkat.

Analisa Biaya-Manfaat

      Strategi lain untuk pengambilan keputusan cepat adalah
Analisa Biaya-Manfaat. Dalam mengambil keputusan, yang digunakan
sebagai petunjuk adalah biaya yang harus dikeluarkan dan Manfaat yang
bisa dipetik. Tentu saja analisa ini dilakukan dengan tetap mengacu
pada tujuan yang telah ditetapkan. Yang dipilih kemudian adalah
alternatif yang menunjang tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
dengan manfaat yang paling besar serta resiko yang paling dapat
dikendalikan.
      Sebagai contoh adalah perusahaan konsultan pendidikan bagi
karyawan yang harus memilih satu dari tiga penawaran kerjasama yang
diterima. Misalnya saja perusahaan jasa yang dijadikan contoh
sebelumnya. Pimpinan perusahaan yang baru memutuskan untuk memberikan
training untuk meningkatkan ketrampilan para karyawannya. Dari segi
analisa biaya-manfaat, alternatif ini dipilih karena memberikan biaya
yang paling kecil (tidak perlu merekrut karyawan baru, dan tidak
perlu merubah sistem alur kerja). Selain itu, manfaat yang dipetik
juga berdampak ganda, yaitu dengan memberi pelatihan pada karyawan
agar lebih trampil, maka sebagian besar masalah (69%) sudah bisa
teratasi. Dengan karyawan yang trampil, dua masalah lainnya secara
bertahap bisa terselesaikan, yaitu: ada kemungkinan tidak diperlukan
lagi tambahan jumlah karyawan (karena karyawan sudah dilatih untuk
menjadi lebih trampil, sehingga bisa melayani lebih banyak orang,
dengan kualitas kerja yang lebih baik).

YANG PERLU DIINGAT

Dalam mengambil keputusan cepat, ada beberapa hal yang perlu diingat
agar kualitas keputusan yang diambil bisa menjadi lebih baik.

Persiapan
Makanan dan minuman instan perlu diolah terlebih dahulu agar dapat
disajikan dengan cepat. Demikian pula dengan keputusan instan.
Sebelum melakukan keputusan instan, perlu ada persiapan yang matang,
misalnya saja persiapan dalam bentuk penyusunan rencana aksi ataupun
anggaran. Dengan perencanaan ini, semua skenario dan alternatif yang
mungkin terjadi bisa dieksplorasi, sehingga masalah-masalah yang
mungkin datangpun bisa diantisipasi, dan Plan B, bahkan Plan C bisa
disiapkan. Dengan demikian, ketika suatu kondisi yang kurang
diharapkan terjadi, pengambil keputusan bisa segera menentukan dengan
cepat apa yang harus dilakukan (karena kondisi ini, ataupun yang
mirip dengan ini sudah pernah diantisipasi sebelumnya).

Bukan betul atau salah
Dalam membuat keputusan, kita memilih dari beberapa alternatif, bukan
memilih mana yang salah atau mana yang benar. Jadi, tidak ada
keputusan yang salah atau benar. Tapi keputusan yang diambil bisa
saja hasilnya tidak sesuai dengan yang kita harapkan. Jadi, kita
tidak perlu menyesali keputusan yang telah diambil, apa lagi terpaku
pada penyesalan yang berlarut-larut ketika keputusan yang kita ambil
ternyata tidak memberikan hasil yang kita harapkan.

Fokus ke depan
Setelah mengambil sebuah keputusan, apapun hasilnya, kita harus
memantau terus, dan memfokuskan usaha kita untuk melakukan yang
terbaik dari apa yang telah diputuskan. Kita juga bisa melakukan
berbagai penyesuaian agar hasilnya bisa diarahkan untuk pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Libatkan pihak terkait
Dalam mengambil keputusan cepat, sedapat mungkin libatkan orang-orang
yang terkait dengan keputusan yang diambil. Dengan melibatkan mereka,
kita bisa mendapat masukan yang berharga, selain itu, kita bisa
mengundang komitmen mereka untuk mendukung keputusan yang telah
diambil.  Yang bisa kita lakukan antara lain adalah menanyakan
pendapat dan usulan mereka. Informasi ini bisa kita jadikan acuan
untuk mengambil keputusan.

Alat Bantu Informasi
Pengambilan keputusan dengan cepat akan lebih efektif bila kita bisa
menggunakan alat bantu, misalnya data kuantitatif dan kualitatif,
ataupun informasi terkait lainnya yang bisa kita peroleh dari bagian
Riset dan Pengembangan, ataupun bagian Sistem Informasi Terpadu. Data
ini bisa juga kita peroleh secara cepat, mudah dan murah dari
internet, dari sistem jaringan informasi terpadu, ataupun
perpustakaan elektronik. Namun, sebelum menentukan data mana yang
bisa digunakan, kita perlu terlebih dahulu menentukan tujuan ataupun
hasil akhir yang akan kita capai, setelah itu barulah kita cari data
yang sesuai untuk membantu kita dalam mengambil keputusan.

      Seringkali kita harus mengambil keputusan dengan cepat tanpa
dapat menunggu sampai semua informasi yang diperlukan terkumpul.
Dalam kondisi seperti ini, kita bisa mencoba strategi-strategi yang
telah dibahas disini: mengacu pada prinsip acuan yang telah
ditetapkan, memilih untuk mengambil keputusan atas masalah yang
kontribusinya paling penting dengan dampak yang paling luas, serta
memilih alternatif yang memberikan manfaat terbesar dan memiliki
resiko yang paling dapat dikendalikan.  Selamat mengambil keputusan.